Gestión del tiempo – 7 Tips para ser más productivo

Qué es la Gestión del Tiempo – Siete tips para ser más productivo, eficaz y eficiente

En la Gestión del tiempo es importante saber cómo optimizar su uso. Empresarios, Gerentes, Directivos yGestión del Tiempo Líderes de Área usualmente se apoyan en algunas herramientas para ello y aún así no alcanzan a realizar todas las actividades del día.

Una Gestión del Tiempo inadecuada lleva a bajos desempeños, estrés (y las enfermedades derivadas de este), dificultad en las relaciones interpersonales con el Equipo de Trabajo, afectando el clima organizacional y … lo peor, estos hábitos se trasladan al equipo de colaboradores (la gente aprende más por lo que ve que por lo que escucha).

Hay Colaboradores y Líderes de Equipo que técnicamente son muy competentes, pero esa capacidad se ve afectada por una mala Gestión del Tiempo.

Si la Gestión del Tiempo es un tema de importancia para ser más productivo(a), estos tips le pueden ser muy útiles.

Gestión del Tiempo – Conductas y Acciones de mejora

1. Hacer la Agenda al iniciar el día. ¿Cómo? Qué hay de malo en ello…

Gestión del Tiempo – Tip: Deje su agenda hecha el día anterior. ¿Porqué? Porque ello descarga la presión de algunas actividades y compromisos en su mente. Ello le permite dormir y descansar, que son dos cosas diferentes. Miles duermen pero dejan en su mente cosas pendientes y ello no permite que descanse. Al día siguiente se levantan con el peso de cosas por hacer, lo cual afecta el ánimo y la disposición para iniciar el día adecuadamente.

2. Hacer una lista plana de cosas por hacer.

Gestión del Tiempo – Tip: Enliste todo lo que hay por hacer, pero jerarquice:

  • Primero lo prioritario (aporta mayor valor al resultado que de su cargo se espera. Es lo estratégico de su cargo, lo indelegable). Ud. lo ejecuta, por ejemplo, de 8-9, 8-10 am., antes de las famosas “reuniones” diarias, algunas de ellas poco productivas, fruto de la “reunionitis” que ataca a algunas personas y afecta una óptima gestión del tiempo.
  • Luego lo importante (aporta de manera indirecta y puede delegarse), una vez haya cumplido todo lo prioritario.
  • Enseguida lo complementario (no crea valor pero debe hacerse o delegarse), una vez cumplidos los dos anteriores.

3. Iniciar por lo Urgente

Gestión del Tiempo – Tip: Este es un enemigo de la buena gestión del tiempo. Primero defina si realmente es “Urgente”. Aplique la técnica del What if, es decir pregúntese: ¿Qué pasaría si hoy no atiendo esto?

  • Si nada pasaría, o no hay una consecuencia directa, entonces NO es Urgente. A veces la ineficiencia de otros se nos traslada a través de cosas con ese rótulo. Y quieren que sea Usted quien “corra” para hacer algo que otro no hizo, hizo mal o tiene pendiente. Urgente es sinónimo de inadecuada planeación.
  • Por el contrario, si la respuesta indica que debe hacerse ahora mismo, Ud, lo enlista al comienzo de la jornada y aplica la “técnica del encapsulamiento”, (concentrarse SIN ninguna interrupción por un lapso breve: 15, 30, 60 minutos).

4. Ley de Parker: “El cumplimiento de una tarea se dilata al tiempo máximo asignado a ella”. Si desea hacer una buenagestión del tiempo y Ud. delega o asigna a un Colaborador para que elabore un informe, pero NO le informa para qué día y hora lo requiere, ese informe puede tomar semanas… Cuando Ud. recuerde esa tarea o la requiera lista, preguntará y la respuesta puede ser “¿para hoooyy? ¿a qué hooora ? Uy, Jefe, difícil pero… ¡haré todo lo que pueda!”… o respuestas similares. ¿Le suena familiar?

Igual le puede suceder a Ud. mismo(a): inicia algo y lo va desarrollando a un ritmo natural que consume horas… y siente que el tiempo “no le rinde”. Y eso genera una sensación poco positiva.

Qué pasó? Que está actuando la Ley de Parker… silenciosamente.

Gestión del Tiempo – Tip: Una vez tiene la lista de actividades por hacer, jerarquizada por impacto sobre resultados de su cargo o negocio, lista al cierre del día anterior, proceda a asignar un tiempo máximo asociado a cada actividad.

Le va a suceder al incio que los tiempos asignados no correspondan con los logrados una vez Ud. le imprime el ritmo necesario para cumplir cada acción dentro de ese límite. No importa. Con el tiempo Ud. va ajustando esos intervalos hasta tener claro cuánto tiempo óptimo requiere para elaborar un informe, una carta, un e-mail, una llamada de seguimiento, apoyo o confirmación, etc. Llegado a ese punto, Ud. logra algo clave: sincronizar su ritmo mental y corporal al tiempo óptimo asignado a una tarea y así una mejor gestión del tiempo.

5. Perder oportunidades de mejora para aprender el uso óptimo de la gestión del tiempo 

Gestión del Tiempo – Tip: Cierre cada día con un balance de 1 minuto sobre…

  • … lo que tenía previsto
  • … lo alcanzado y
  • … lo pendiente para crear acciones de mejora. Evalúe el porqué de cada una.

Esto es de trascendental importancia, ya que la gestión del tiempo es una competencia, una habilidad que se entrena. Es decir, se aprende sobre la práctica -> revisión -> ajuste… esto de manera que se convierta en un hábito, es decir una competencias inconsciente que se usa de manera automática.

6. Concentrar todas las actividades

Gestión del Tiempo – Tip: Es usual escuchar que “si algo se debe hacer bien, es mejor hacerlo uno mismo”. Imagino que Ud. nunca ha dicho eso. Pero, le comparto el consejo para que si lo ve en alguien cercano, le pueda ayudar. Quienes piensan o dicen esto revelan que no están rodeados del equipo más competente, comprometido o que tiene su confianza. La solución NUNCA es asumir el trabajo de los demás porque no lo saben hacer bien. Lo mejor es delegar y empoderar eficazmente. Este tema, crucial para mejorar su gestión del tiempo ya ha sido tratado en este sitio: haga click aquí

7. Procastinación, el postergar… “mañana”, “ahora hago esto”, “después” … 

Gestión del Tiempo – Tip: Esto es señal de cansancio, temores o poca afinidad con lo que se debe hacer.

  1. Haga algo, sólo una parte de la tarea que quiere postergar
  2. Adelante lo más fácil de esa labor
  3. Inicie con lo que conoce, haga UNA sola cosa HOY
  4. Si no sabe hacerlo ó no le gusta, delegue si es importante.
  5. Una vez inicie por el tema 1, 2 ó 3, avance hasta finalizar.

Gestión del Tiempo – Tip Reuniones Productivas  

El tema de las Reuniones Productivas es de enorme interés para miles de personas.  Si Ud. es alguna de ellas, nos informa y lo programamos para ser compartido con todos en este sitio, mejorando la gestión del tiempo, su desempeño y satisfacción con su labor.

Gestión del Tiempo

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Gestión del tiempo – Acciones

Aplique HOY mismo UNO de los tips aquí relacionados. Qué tal cerrar el día revisando en 1  minuto cuántas labores enlistó, cuáles cumplió y cuántas quedaron pendientes (Y ¿porqué?).

Recuerde, la gestión del tiempo es una competencia que se entrena, día a día, hasta interiorizarla de manera que la haga en “piloto automático”.

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